Господарський суд міста Києва взяв участь у семінарі TAIEX на тему: «Вивчення кращих практик застосування електронного документообігу в роботі рад юстиції та електронної комунікації та обміну інформації між судами, сторонами по справі та суміжними органам

15−16 лютого у місті Києві за ініціативи Представництва Європейської Комісії в Україні у співпраці з Вищою радою правосуддя відбувся семінар TAIEX на тему «Вивчення кращих практик застосування електронного документообігу в роботі рад юстиції та судових процесах».

Господарський суд міста Києва представили керівник апарату Кривенко О.М., начальник відділу аналітичної роботи, статистики та аналізу застосування судової практики Святнюк Н.В. та начальник відділу захисту інформації, адміністрування баз даних та інформаційних технологій Темніченко Р.О.

Метою семінару є обмін досвідом та найкращими практиками країн − членів Європейського Союзу щодо ефективного забезпечення використання електронного документообігу в судах та радах юстиції.

У заході взяли участь експерти з Італії, Португалії, Естонії та Латвії, які поділилися знаннями стосовно передумов та основних випробувань переходу від паперового до електронного документообігу, обігу та захисту електронної документації і загальної електронної комунікації та обміну інформацією між суміжними органами.

Серед головних спікерів − керівник управління правозастосування інформаційних систем Центру реєстрів та інформаційних систем Естонії Евар Сомер, прокурор-координатор (Суд Західного Лісабону, Португалія) Плачідо Конде Фернандес, експерт відділу проектного менеджменту та міжнародного співробітництва Судової адміністрації Латвії Яніс Руська, судовий управляючий Міністерства юстиції Іспанії Педро Лозано Муньос тощо.

Судовий управляючий Педро Лозаньйо Муньйос (Міністерство юстиції, Іспанія) представив презентацію на тему «Обіг електронних документів, що містять інформацію з обмеженим доступом».

Значну увагу було приділено детальному висвітленню всіх процесів, що відбуваються в системі електронного документообігу в Іспанії. Зокрема, експерт зупинився на використанні електронного документообігу під час розподілу справ між суддями.

Пан Педро Лозаньйо Муньйос також відзначив переваги електронного листування. Зокрема, зазначив, що система електронного листування дає змогу адресату надати відповідь на лист лише протягом трьох днів із моменту його отримання, що унеможливлює випадки ігнорування отриманих електронних листів та несвоєчасного надання відповідей на них.

Розповідаючи про переваги електронного документообігу, експерт зазначив і про основні виклики, які постали в результаті переходу від паперового до електронного документообігу, а саме: необхідність зваженого підходу, тестування системи перед її впровадженням, прийняття відповідних законодавчих актів з метою уникнення непорозумінь; підготовка фахівців для здійснення управління змінами; фінансування; забезпечення захисту даних.

Загальні принципи, що визначають існування усіх інформаційних систем Естонії норми законодавства, які регулюють їх функціонування, та приклади роботи інформаційної системи Міністерства юстиції Естонії, розкрив керівник управління правозастосування інформаційних систем Центру реєстрів та інформаційних систем Естонії Евар Сомер.

Експерт наголосив, що всі починання щодо втілення інформаційних систем повинні чітко регулюватися законодавством. Без відповідного закону в Естонії неможливо створити та профінансувати будь-яку інформаційну систему.

У законі, який визначає правове поле функціонування судів, закріплено поняття та основні засади використання інформаційної системи. На основі законодавчо закріплених норм використання інформаційної системи в Естонії розробляється статут інформаційної системи судів, у якому визначаються всі операційні питання стосовно її функціонування, права та обов’язки користувачів системи, правила архівації інформації. Також є два декрети Міністерства юстиції Естонії, які регулюють окремі аспекти діяльності адміністративного департаменту суду та подання інформації до судів.

Експерт розповів про історію створення та функціонування інформаційної системи e-File в Естонії. За його словами, урядом Естонії було визначено пріоритетним пошук рішення для спрощення процесу передачі інформації, економії ресурсів та покращення комунікації громадян з державними органами. Як зазначив Евар Сомер, таким рішенням стало створення інформаційної системи e-File, яка дала змогу країні вийти на новий інформаційний рівень, зокрема під час ведення судових процесів.

За допомогою e-File сторони у справі та їхні представники в онлайн-режимі можуть подавати до суду електронні процесуальні документи та стежити за ходом розгляду судової справи.

У зазначеній системі кожній справі присвоюється унікальний номер з використанням якого користувач отримує доступ до своєї судової справи та може спостерігати за рухом документів. Інформацію про нові документи завдяки e-File бачить також суддя та інші учасники процесу, що дає змогу сторонам легко взаємодіяти між собою та спростити роботу працівників суду.

На сьогодні в Естонії понад 90 % документів судових справ передаються через інформаційну систему e-File. Експерт наголосив, що під час її розроблення та впровадження естонські фахівці віддавали перевагу навчанню власних спеціалістів порівняно із залученням іноземних або інших колег. Евар Сомер радить залучати якомога більшу кількість кінцевих споживачів до формування інформаційної системи, серед яких судді, юристи тощо.

Прокурор-координатор (Суд Західного Лісабону, Португалія) Плачідо Конде Фернандес під час презентації акцентував увагу на практичних питаннях запровадження систем електронного документообігу з використанням досвіду роботи в одному із судів Португалії.  Експерт зауважив, що процес запровадження електронного документообігу в Португалії розпочався близько десяти років тому. Усіх стратегічних цілей було досягнуто завдяки командній роботі.

Він зазначив, що електронний документообіг в судах Португалії є  більш розвинутим, ніж у радах юстиції.  Водночас на сьогодні не всі функції  Вищої ради юстиції Португалії охоплені електронними технологіями.

У рамках судової реформи, яка розпочата у 2014 році та триває до цього часу, передбачено створення спеціалізованої  системи, ближчої до громадян. Найбільшими проблемами на шляху впровадження інновацій була ментальність людей – адміністративних працівників, прокурорів, суддів, а також недостатня кількість обладнання, високошвидкісних систем та низький рівень підготовки працівників.

Про передумови переходу від паперового до електронного документообігу Латвії, законодавчу базу, технічні вимоги та досвід країни щодо розроблення інформаційних систем розповів експерт відділу проектного менеджменту та міжнародного співробітництва Судової адміністрації Латвії Яніс Руська.

Процес переведення документів в електронний формат в Латвії розпочався ще у 1998 році з використання програмного забезпечення для реєстрації кореспонденції. На сьогодні використовуються 12 функціональних блоків для підтримки судових процесів.

Яніс Руська розповів про функціонування інформаційної системи в судах та судовий веб-портал, в якому створено можливості для роботи всіх користувачів.

Веб-портал під’єднаний до судової інформаційної системи і дає можливість громадськості отримувати інформацію та електронні послуги.

Наприклад, послуга «Моя справа» дає змогу заінтересованій особі отримати всю інформацію щодо судової справи, учасником якої вона є. Веб-портал містить електронні додатки, завдяки яким відбувається подання документів до суду, а також у ньому представлені всі рішення суду в анонімному варіанті, модуль статистики, в якому дані узагальнюються інформаційною системою автоматично.

На думку експерта, основними проблемами існуючої судової інформаційної системи Латвії є її перевантаження різними функціями, наявність дублікатів даних, зменшення кількості програмістів, які досконало знають ці технології, а також потребує оновлення програма  FoxPro − основи функціонування інформаційної системи, яке не відбувалося вже більше десяти років.

Експерт зауважив, що на сьогодні основною метою є створення нової судової інформаційної системи Латвії, яка б давала можливість здійснювати документообіг виключно в електронній формі. Зазначене дасть змогу запровадити міграцію усіх судових рішень з використанням нових сучасних технологій, скоротити видатки на утримання паперового документообігу та час проходження справи від поліції до суду. Досягнення поставленої мети можливе за умови розроблення інтегрального продукту, спільного для всіх інформаційних систем, об’єднаних в одну платформу, яка пов’язуватиме між собою усі електронні системи. Проект передбачає інтеграцію інформації поліції, судів, прокуратури та пенітенціарної служби. На думку експерта, для створення такої системи потрібно подолати багато викликів, роблячи акценти на юридичних та технологічних аспектах її впровадження та функціонування.

Cтарший судовий управляючий Міністерства юстиції Італії Даріо Квінтавалле презентував модель обміну інформацією між усіма сторонами судового розгляду в Італії, а також розповів про процеси автентифікації користувачів, уніфікації систем електронного документообігу італійської судової системи.

За підрахунками італійських експертів, впровадження електронного документообігу дало можливість заощадити 63 мільйони євро.

Експерт наголосив на важливості застосування сервісно-орієнтованого підходу до впровадження електронного документообігу задля економії часу суддів та працівників судів, інших користувачів, покращення їхніх професійних навичок.

Даріо Квінтавалле розповів, що автентифікація кожного користувача інформаційної системи в Італії відбувається на основі спеціальної картки, що містить індивідуальний код, завдяки чому створюється захищений канал зв’язку. Усі ці процеси роботи із судовою справою не вимагають участі працівника суду.

За словами експерта, в Італії створено спеціальну сертифіковану систему електронної пошти, за допомогою якої учасники судового процесу можуть отримувати віртуальний конверт з офіційним чеком, чеком доставки повідомлення та детальним описом проходження певного документа в судовому процесі. Функціонуванням зазначеної сертифікованої системи опікується Агентство з питань цифрового розвитку Італії.

Під час презентацій експерти подякували за запрошення і можливість поділитися досвідом запровадження судових та інших інформаційних систем, а також висловили сподівання щодо подальшого співробітництва в рамках проведення судових реформ.